Як обрати правильну ATS: покроковий гід для бізнесу будь-якого масштабу

Сучасний ринок праці — це немов переповнений аеропорт у святковий сезон. Кандидати різного досвіду, галузей і навичок метушаться в пошуку роботи, а рекрутери — у пошуках ідеального таланту для своєї компанії. Уявіть, що у вас немає жодної системи для управління цим хаосом: резюме надходять через електронну пошту, Excel-файли з кандидатами губляться в папках, а узгодження співбесід — це нескінченний потік повідомлень у месенджерах. Без чіткої структури ваш процес найму перетворюється на головоломку, де складно знайти правильні шматочки пазлу.

Саме тут на допомогу приходять ATS (Applicant Tracking Systems) — системи для управління кандидатами, які дають змогу оптимізувати весь процес найму. ATS можна порівняти з диспетчерською службою в тому ж аеропорту: вона допомагає координувати потоки, автоматизувати ключові завдання й гарантувати, що жоден пасажир (або кандидат) не буде втрачений у процесі.

В цій статті ми поговоримо про переваги використання ATS у вашому бізнесі, детальніше розглянемо основні типи ATS, їх переваги й недоліки, а також підкажемо, як обрати систему, що відповідатиме вашим бізнес-потребам.

П'ять причин почати використовувати ATS

Вирішення проблеми перевантаження інформацією

Коли компанія публікує вакансію, вона часто отримує сотні, а іноді й тисячі відгуків. Обробити такий обсяг інформації вручну практично неможливо. ATS дозволяє рекрутерам швидко фільтрувати резюме за ключовими словами, досвідом роботи чи необхідними навичками. Це схоже на функцію пошуку у бібліотеці: ви вводите запит — і система миттєво пропонує потрібну книгу, замість того щоб переглядати тисячі полиць.

Ефективність і автоматизація

Ще одна ключова перевага ATS — це автоматизація рутинних завдань. Наприклад, системи можуть автоматично надсилати листи-підтвердження кандидатам, нагадувати рекрутерам про заплановані співбесіди, формувати звіти про ефективність джерел найму (та про інші важливі метрики в рекрутингу). 

Єдина база даних і єдині стандарти роботи для всієї команди 

Уявіть футбольну команду, де кожен гравець працює з різними схемами гри. Результат? Хаос на полі. ATS забезпечує всіх членів команди (рекрутерів і сорсерів) єдиною платформою, де зберігається актуальна інформація про кандидатів, статуси вакансій та комунікацію. Це дозволяє уникнути плутанини, подвійної роботи та втрати важливих даних. Стандартизація процесів також важлива при онбордингу нових членів рекрутинг-команди, і дозволятиме їм швидко й ефективно інтегруватись і показувати результат.

Аналітика та прийняття рішень

Завдяки вбудованим інструментам аналітики, ATS допомагають бізнесам приймати більш обґрунтовані рішення. Наприклад, можна побачити, з яких джерел приходять найкращі кандидати, скільки часу займає закриття вакансії чи які етапи воронки найму потребують оптимізації. Це нагадує GPS-навігатор: замість того щоб безцільно блукати, ви чітко бачите, який маршрут приведе вас до мети швидше.

Покращення досвіду кандидатів

Не менш важливою є роль ATS у створенні позитивного досвіду для кандидатів. Системи забезпечують чіткий і прозорий процес: кандидати отримують підтвердження про отримання їхнього резюме, своєчасні відповіді та зворотній зв’язок.

Як обрати правильну ATS для бізнесу

Окей, з доцільністю використання ATS розібрались, час відповісти на друге важливе запитання.

Коли справа доходить до вибору ATS, важливо враховувати розмір вашої компанії та специфіку її рекрутингових процесів. Умовно, ATS можна поділити на три типи:

• для маленьких бізнесів (до 100 людей): системи, які акцентуються на простоті використання та базових функціях

• для середніх бізнесів (від 100 до 500 людей): рішення з розширеним функціоналом, що охоплює аналітику та інтеграції

• для великих корпорацій (500+ людей): потужні платформи, які забезпечують складні налаштування та масштабованість

Перед вибором системи корисно ознайомитися з логікою, яка закладена в описах процесів на офіційних сайтах ATS. Більшість платформ акцентують увагу на ключових етапах рекрутингу, таких як пошук кандидатів, комунікація, управління інтерв’ю та аналітика. Важливим є вивчення метрик, які вони пропонують відстежувати: від часу заповнення вакансій до рівня задоволеності кандидатів.

Щоб зробити зважений вибір, можна:

1. Переглянути огляди ATS на YouTube, де часто демонструють функціонал і дають реальні приклади використання.
2. Звернутися за порадами до колег чи професійних спільнот.
3. Скористатися безкоштовними тестовими періодами для оцінки інтерфейсу та функцій.

1. Визначення списку критеріїв та бюджету
2. сформулюйте основні завдання, які має виконувати ATS: автоматизація, інтеграція з іншими системами, мобільність тощо
3. оцініть, скільки ви готові інвестувати. ATS для великих корпорацій зазвичай коштують дорожче через розширений функціонал
4. Аналіз ринку та пошук існуючих рішень
5. досліджуйте ринок, складаючи список потенційних систем
6. вивчайте відгуки та кейси, щоб зрозуміти, які проблеми вирішує кожна система
7. Оцінка рішень згідно відібраних критеріїв
8. проведіть тестування найбільш перспективних ATSоцініть їх зручність, ефективність і підтримку клієнтів
9. переконайтеся, що вибране рішення відповідає потребам вашої компанії та дозволяє масштабувати процеси

Тестування систем зазвичай відбувається через безкоштовні демо продуктів (ви залишаєте заявку на сайті, з вами звязується Sales Manager і погоджує 45-60хв онлайн-презентацію продукту). До demo дзвінку рекомендуємо сформулювати чекліст того, що є критично важливим для вас при виборі ATS. Це допоможе одразу відсіяти нерелевантні варіанти.

Як може виглядати чекліст, показуємо на прикладі нижче:

Питання бюджету

В ATS є різні моделі прайсингу й доволі часто це може залежати від того, на який бізнес розрахована система і які завдання вона має вирішувати. Окрім цього існують варіанти, при яких треба додатково платити за деякі послуги чи сервіси (наприклад, виділений акаунт-менеджер чи поглиблена аналітика).

Що варто перевіряти при тестуванні ATS? (після демо, під час тестування на практиці)

Зазвичай менеджери з продажів мають скрипт demo, по якому вони будуть проходитись під час зустрічі. Тож, відповідаючи на питання, які виходять за рамки цього листа, вони можуть сказати "так", коли насправді ця функція не працює. Тому ваш алгоритм має бути простим — перевірити всі важливі для вас функції. 

Додатково радимо перевірити:

1. як працює служба підтримки (чи можна залишити, до прикладу, feature request)
2. чи можна провести load testing (швидкість обробки запитів в системі)
3. ролі, рівні доступу і можливість їх налаштування
4. за якими параметрами відбувається пошук кандидата (email, ім’я, ключові слова, теги, тощо)
5. автоматизацію сорсингу (джерела і інтеграція з платформами пошуку роботи і іншими професійними соцмережами)
6. відкритий API, доступ до даних

Висновки

Використання ATS є критично важливим для успішного управління рекрутинговими процесами в сучасних умовах, адже ці системи не лише спрощують пошук і відбір кандидатів, але й допомагають бізнесу оптимізувати ресурси, забезпечують прозорість процесів і покращують досвід як для рекрутерів, так і для кандидатів.

Ключем до успішного впровадження ATS має стати чітке розуміння ваших потреб, детальний аналіз ринку та ретельна оцінка доступних рішень. В наступній статті обговоримо, коли варто переходити на нову ATS та як зробити цей процес безболісним.