Як безболісно перейти на нову ATS: сигнали до змін та покроковий план дій для рекрутера

Вибір ATS — серйозне рішення. Та не менш важливим є вміння вчасно сказати “дякую, до побачення” своїй поточній системі. ATS, яка раніше працювала на вас, сьогодні може гальмувати процеси, викликати фрустрацію у команди і коштувати компанії десятки тисяч доларів на рік.

Ця стаття — продовження нашого гайду з вибору ATS, і цього разу ми обговоримо:

1. Як зрозуміти, що час змінити ATS
2. Як прокомунікувати це рішення C-level
3. І головне — як зробити перехід максимально безболісним.

5 сигналів, що ваша ATS уже не ваша

Коли процес найму починає пробуксовувати, а команда щодня вигадує обхідні шляхи, це тривожний дзвінок. Нижче — топ маркерів, які ми бачимо найчастіше:

1. Більшість процесу йде "повз" ATS. Ви ведете кандидатів у Notion, Google Таблицях чи Trello, бо в ATS незручно. Це перший сигнал, що пора рухатись далі.
2. Процес розвинувся, а система — ні. Ви додаєте нові етапи, джерела кандидатів, будуєте аналітику, а ваша ATS не підтримує цих змін. Ви змушені вигадувати хаки.
3. Система повiльна i з багами. Якщо рекрутери витрачають хвилини на завантаження сторінок чи постійно стикаються з багами — це демотивує i уповільнює роботу.
4. Немає автоматизацiї сорсингу. Ви все ще вручну переносите кандидатiв iз сайтiв? Час iнвестувати в інструмент, який допоможе вашій команді бути ефективнішою.
5. Занадто дорого за мало функцiй. Якщо ви платите як за Mid-size рішення, а отримуєте функціонал Small-business ATS — це недоцільно.

Як аргументувати перехід на C-level

Навіть якщо всі в команді розуміють, що потрібна нова ATS, без поштовху з боку керівництва змін не буде. Як ефективно донести цю ідею?

🌟 Бізнес-цінність

Поясніть, як нова система допоможе досягти цілей компанії. Наприклад: скорочення time to hire, покращення candidate experience, аналітика для планування ресурсів.

Цікаво: в одній із компаній, з якими наша команда співпрацювала більше трьох років, після переходу з Breezy на Lever, рекрутери змогли відстежувати не лише загальний time to hire, а й time per stage. Це дало змогу швидко помітити вузькі місця в процесі та скоротити найм на технічні позиції на 5 днів.

📊 Час = гроші

Наведіть конкретні розрахунки. Наприклад, команда з чотирьох рекрутерів втрачає 10 годин/тиждень на мануальну роботу = $2,160/міс. Новий інструмент дозволить оптимізувати час і зекономити ці витрати.

💰 ATS як інвестиція

Покажіть ROI: “Ми витрачаємо $Х, щоб зекономити $У впродовж року”. Бізнес розуміє мову цифр, не припущень.

Як організувати безболісний перехід: поетапний план

Переїзд на нову ATS триває приблизно 2-3 місяці. Головне — йти за чітким планом i тримати команду в курсі.

Етап 1: Підготовка

1. Проведіть аудит: оцініть функціонал поточної ATS vs. реальні потреби команди.
2. Опишіть існуючий процес: кожен етап, всі ролі, навіть "неформальні" звички команди.
3. Сформуйте чекліст must-have фіч.

Важливо: під час підготовки до переходу ви точно стикнетесь з неочікуваними блокерами (наприклад, більшість hiring менеджерів зазвичай не користуються ATS для перегляду резюме, тож потрібно буде витратити додатковий час на створення короткого onboarding для них і врахувати це в налаштуваннях нової системи.

Етап 2: Вибір нової системи

1. Запишіться на демо та обов'язково протестуйте систему.
2. Перевірте швидкість, роботу з дублями, API, аналітику, support.
3. Запитайте думку колег, які вже працювали з цим інструментом.

Важливо: перед прийняттям фінального рішення зверніться до тих, хто вже користується ATS, до вибору якої ви схиляєтесь найбільше, – їхній фідбек допоможе уникнути підводних каменів і зекономити час на аналізі.

Етап 3: Перенесення бази

1. Розпочніть з пробного імпорту 20-30 профілів.
2. Очистіть дані від дублікатів за електронною поштою/телефоном.
3. Проведіть ручну перевірку після повного імпорту.

Важливо: тестовий трансфер даних допоможе уникнути їх можливої втрати (повної або часткової, той випадок, коли кожна деталь має значення).

Деякі системи допомагають з міграцією. Але якщо є можливість залучити data-спеціаліста — це полегшить життя.

Побудова процесів на новій ATS

Переїзд — це ще й шанс переглянути й оптимізувати процеси:

1. Налаштуйте ATS пiд себе, а не навпаки.
2. Опишіть процес найму у вигляді пайплайну.
3. Визначте правила використання системи для всієї команди.
4. Створіть інструкції й навчіть команду (особливо наймаючих менеджерів).
5. Будьте гнучкими — перші тижні покажуть, що потрібно адаптувати.

Висновок

Погана ATS — це як старе взуття: надійне, але вже тисне. Зміна системи — це не лише про новий інструмент, а й про стратегічний розвиток команди. Якщо бачите сигнали — не відкладайте.

Без сумніву, це вимагає зусиль. Але з правильним підходом перехід буде не стресом, а трампліном до вищої якості рекрутингу.